Chaque année, la Chambre reçoit de nombreuses demandes d’enquête concernant les transactions aux REER. Parmi les infractions alléguées, on retrouve notamment:
- Non-respect du délai d’exécution de la demande
- Erreur sur le montant à cotiser
- Non-convenance du placement
- Ordre exécuté deux fois
La vigilance est donc essentielle, mais une bonne organisation permettra de traverser cette période en toute sérénité. Voici des conseils concrets et faciles à appliquer:
Se montrer proactif
Les clients ne sont pas nécessairement au fait du calendrier ou l’ignorent jusqu’au dernier moment. Outre les appels et envois personnalisés (votre CRM et vos notes au dossier vous aideront sur ce point), pensez mettre à jour votre boîte vocale et votre signature courriel pour rappeler qu’il est temps de cotiser. L’objectif: réduire au maximum le nombre de demandes de dernière minute, source fréquente d’erreurs.
Rester vigilant
Malgré les nombreuses sollicitations que vous recevez, le manque de temps pour les traiter et le stress que cela peut engendrer, votre responsabilité demeure engagée et vous devez respecter toutes vos obligations déontologiques. Prenez le temps de bien informer le client, de vérifier que les limites de cotisation sont bien calculées et que tous les documents sont dûment remplis.
Mise à jour du profil client
N’oubliez pas que le profil d’investisseur doit être révisé à chaque fois que le client souhaite faire un investissement, afin de vérifier s’il y a eu des changements dans sa situation. Il en est de même pour l’ABF des clients en assurance ayant des investissements dans des fonds distincts.
En savoir plus sur l’ABF et le profil d’investisseur
Tenir un dossier rigoureux
Les visioconférences peuvent s’enchaîner et mettre votre concentration à rude épreuve. Prenez des notes (ou enregistrez la conversation avec l’accord du client) et prévoyez des pauses entre les rencontres. Un courriel récapitulatif au client est aussi recommandé pour confirmer la compréhension et la suite des choses.
En savoir plus sur la gestion des dossiers clients
Prévoir l’imprévisible
Avez-vous un plan B en cas d’absence imprévue, comme un accident ou une maladie? Assurerez-vous qu’une personne pourra traiter les demandes de vos clients si vous êtes indisponible.
Relisez notre texte-conseils sur le plan de contingence
Guider vos clients vers les bonnes habitudes
L’idéal est de parler du REER toute l’année avec les clients qui n’ont pas de versements automatiques. Cela permet d’éviter les situations d’urgence et de planifier, autant que faire se peut, certains versements. Comme on dit dans le milieu: la saison des REER, c’est toute l’année !
