Copropriété : carnet d’entretien, attestation du syndicat et votre rôle-conseil
Le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise (« règlement ») est entré en vigueur le 14 août 2025. Il vise à mettre en application des éléments prévus entre autres, par le projet de loi 16. Il vient également préciser certains articles modifiés du Code civil du Québec en lien avec la copropriété.
Le règlement traite des quatre thématiques suivantes :
- Le carnet d’entretien;
- L’étude du fonds de prévoyance;
- L’attestation du syndicat sur l’état de la copropriété;
- L’acompte.
Les agents, courtiers et experts en sinistre qui traitent des dossiers en copropriété doivent saisir toutes les opportunités pour parfaire leurs connaissances au sujet des thématiques reliées à l’assurance de dommages.
Pour les accompagner dans leur pratique, la Chambre de l’assurance fait le lien entre l’application des dispositions du règlement et leur rôle de certifié.
Thématiques reliées à l’assurance de dommages
1. L’attestation du syndicat sur la gestion et l’état de la copropriété
Prévu depuis la sanction du projet de loi 16 en 2019, le règlement indique quelles informations doivent être incluses dans l’attestation en plus de fixer son entrée en vigueur au 14 août 2025.
Ce document doit comprendre notamment les renseignements suivants :
- Une mention confirmant que le syndicat détient les polices d’assurance auxquelles il doit souscrire;
- Les montants des fonds de prévoyance et d’auto assurance;
- Le montant de la plus haute franchise prévue au contrat d’assurance;
- Une description sommaire des :
- sinistres ayant affecté la partie privative faisant l’objet de la vente ou les parties communes au cours des cinq dernières années;
- litiges en cours faisant l’objet d’une procédure devant un tribunal et auxquels le syndicat est partie;
- inspections ou expertises réalisées à l’initiative du syndicat au cours des cinq dernières années et qui ont porté sur l’état général de l’immeuble ou de l’une de ses principales composantes;
- réparations majeures et remplacements effectués sur les parties communes ainsi que leur coût au cours des cinq dernières années et celles prévues pour les 10 années à venir.
Pour connaître l’ensemble des renseignements demandés dans l’attestation, consultez le règlement, le Guide explicatif des mesures et le modèle d’attestation, fournis par la Société d’habitation du Québec (SHQ).
L’attestation doit être remise à un futur acheteur désirant étudier l’état global de la gestion de la copropriété. Elle « vise à offrir une transparence accrue pour permettre à l’acheteur d’évaluer adéquatement la situation financière et technique de l’immeuble », indique le Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec (RGCQ) sur son site Web.
Selon la Chambre des notaires, l’attestation devrait être mise à jour « avec les données réelles disponibles à compter du début ou durant le processus de vente » bien que le Code civil ne le spécifie. Elle doit être fournie dans un délai de 15 jours à la demande d'un copropriétaire et seulement aux fins d’une transaction immobilière.
Lien avec votre rôle-conseil
1. Analyse du risque et des besoins
L’attestation devient un outil supplémentaire pour aider les agents et les courtiers à analyser le risque et les besoins d’un syndicat des copropriétaires en matière de :
- finance;
- travaux majeurs prévus ou effectués;
- dommages au bâtiment;
- renseignements juridiques en lien avec les litiges en cours.
D’ailleurs, plusieurs renseignements de l’attestation font partie des documents indispensables et utiles qu'un agent ou courtier doit obtenir lors de la souscription ou du renouvellement d’un contrat pour un syndicat des copropriétaires.
Sans nécessairement fournir l’attestation comme telle en raison des obligations de protection de la vie privée, vous pourriez conseiller au syndicat d’utiliser le document pour répondre à vos questions sur l’analyse des besoins.
2. Accompagnement des clients
Il serait naturel qu’un administrateur de syndicat se tourne vers un agent, un courtier ou un expert en sinistre pour certaines questions relatives à l’attestation et aux assurances.
Dans ce cas, votre rôle-conseil est une valeur ajoutée. Vous pourriez être en mesure de lui indiquer les renseignements à inclure dans l’attestation en lien avec leur dossier d’assurance.
Qui plus est, vous démontrez une valeur ajoutée en tant que professionnel en guidant votre client vers les ressources disponibles pour l'aider à rédiger l'attestation. Voici quelques documents pertinents :
- Le règlement complet;
- Les ressources fournies par la SHQ :
« Une bonne pratique consiste à documenter, au fil du temps, les sinistres survenus dans l’immeuble de vos clients. À cet égard, une bonne tenue de dossier vous permet d’être prêt à fournir l’information au client s’il vous la demande », indique Me Clément Lucas, avocat associé spécialiste en droit des copropriétés chez De Grandpré Jolicoeur.
2. Le carnet d’entretien et le fonds de prévoyance
Le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance visent à assurer la pérennité du bâtiment. Plusieurs éléments demandés au carnet d’entretien relèvent des bonnes pratiques pour la prévention des sinistres. Votre rôle-conseil à cet égard est important pour permettre au client de prendre les bonnes décisions visant à protéger le patrimoine des copropriétaires.
Produit par un spécialiste dûment habilité par le règlement, le carnet d’entretien doit contenir entre autres :
- L'inventaire détaillé des matériaux, appareils et équipements qui composent les parties communes du bâtiment ou installés dans les parties privatives et dont le syndicat est responsable de l’entretien;
- Les descriptions et le calendrier, sur 25 ans, des réparations majeures et des remplacements à effectuer sur chacun des matériaux, des appareils et des équipements sous la responsabilité du syndicat;
- une liste des réparations majeures et des remplacements effectués ainsi que leur date de réalisation et leur coût;
- les documents afférents aux travaux (plans, devis et contrats, etc.).
Toiture, gouttières, fenêtres, drain français, fondation : l’entretien diligent de ces éléments peut limiter les dommages en cas de sinistre, voir même les prévenir.
Basé sur le carnet d’entretien, le fonds de prévoyance démontre la capacité financière du syndicat pour entretenir le bâtiment pour les 25 prochaines années. Selon le RGCQ, « cette exigence vise à éviter les cotisations spéciales imprévues et à favoriser une gestion financière rigoureuse à long terme ».
Pour connaître les dates clés reliées à ces nouvelles règles ainsi que les obligations de mise à jour, consultez les sections 1 et 2 du règlement.
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Du côté des agents et courtiers
Pour les agents et courtiers en assurance de dommages, la consultation du carnet d’entretien fait partie des documents indispensables à demander au syndicat des copropriétaires lors d’une nouvelle affaire ou d’un renouvellement de contrat.
En effet, le document permet une analyse approfondie du risque :
- Niveau d’entretien du bâtiment;
- Approche de gestion de l’entretien par le syndicat;
- Suffisance du fonds de prévoyance pour payer les entretiens requis.
« Le rôle-conseil du professionnel de l’assurance est de s’assurer qu’un syndicat respecte les exigences de la Loi 16 », indique Annie Gosselin, courtière en assurance de dommages des entreprises chez Fort Assurances et administratrice pour le RGCQ provincial et le RGCQ-Québec. La bonne pratique consiste à « identifier les risques accrus lorsqu’un fonds de prévoyance est insuffisant ou qu’un carnet d’entretien présente des lacunes », ajoute-t-elle.
Et si des manquements sont observés ? « Le certifié doit demander au syndicat de fournir des explications supplémentaires ou des mesures correctives », précise la courtière.
Mme Gosselin fait le lien suivant entre la soumission d’assurance et les exigences des syndicats : « Un fonds de prévoyance inadéquat peut, par exemple, compromettre le remplacement d’une toiture ou mener à un entretien négligé du bâtiment, ce qui augmente directement la probabilité de sinistres. La tarification et l’établissement des franchises doivent ainsi refléter la qualité du risque. Si les documents remis en vertu de la Loi 16 sont incomplets ou imprécis, et que le syndicat n’est en mesure de fournir l’information nécessaire, l’assurance pourrait être assortie de conditions plus sévères, voire être refusée ou non renouvelée. »
De son côté, Me Lucas estime que « votre rôle-conseil peut aussi aller jusqu’à recommander des entretiens ou des travaux à faire, comme le remplacement des chauffe-eaux ou des tuyaux flexibles ».
« Idéalement, ces recommandations devraient se retrouver inscrites au carnet d’entretien et à l’étude de fonds de prévoyance corrélative de façon qu’elles ne se perdent pas au gré des changements de conseil », conseille également Me Lucas.
Du côté des experts en sinistre
Le carnet d’entretien est également un document d’importance pour un expert en sinistre qui aurait à traiter un dossier de réclamation dans la copropriété. Tous les éléments du carnet listés plus haut contribuent à analyser et comprendre l’état du bâtiment endommagé.
Selon Linda Collin, expert en sinistre chez BFL Canada, le carnet peut aussi regrouper les manuels d’installation, d’utilisation et d’entretien des équipements de la copropriété. « Il s’agit de ressources supplémentaires pour comprendre l’aspect du bien à l’étude », indique-t-elle.
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